Sales-Akquise automatisieren: ein echtes Beispiel mit KI-Agenten in Copilot

„KI-Agent“ ist inzwischen ein Wort für fast alles: einen Chatbot mit Gedächtnis, ein Makro mit Sprachmodell, eine Automatisierung mit neuem Etikett. Was den Unterschied ausmacht, zeigt sich an einer klassischen Vertriebsaufgabe: offene Kundenkontakte finden, bewerten und nachfassen, ohne dass jemand von Hand durch Wochen von Mails scrollt.

Bei der LAN Computer Systems AG läuft das nicht als einmaliger Test. Der Auftrag ist so eingerichtet, dass Cowork ihn automatisch alle paar Tage wiederholt: ein Satz genügt, die KI baut sich selbst einen Plan, bedient mehrere Programme und liefert eine aktualisierte Akquise-Übersicht samt Mail-Entwürfen, ohne dass jemand jedes Mal neu nachfragen muss.

Was Copilot Cowork technisch ist

Copilot Cowork ist eine autonome Agentenfunktion innerhalb von Microsoft 365 Copilot. Anders als der klassische Copilot-Chat, der auf eine Frage einmal antwortet und dann wartet, übernimmt Cowork eine ganze Aufgabe: Es plant selbst mehrere Schritte, arbeitet nativ in Outlook, Teams, Excel, Word, SharePoint und OneDrive, und führt diese Schritte aus, ohne nach jedem einzelnen eine Bestätigung einzuholen.

Angekündigt wurde die Funktion am 9. März 2026, in Partnerschaft mit Anthropic. Ein Update im Mai 2026 brachte Unterstützung für iOS und Android sowie Claude Opus 4.7 als wählbares Modell dazu, dazu die Anbindung an „Agent 365“, Microsofts Governance-Plattform für Agenten im Unternehmen. Allgemein verfügbar (GA) ist Cowork seit dem 16. Juni 2026.

Wie weit ein Agent dabei sehen und selbst schreiben darf, hängt von denselben Berechtigungen ab wie bei jeder Copilot-Einführung im Unternehmen: Postfächer, Kanäle und Dateiablagen bleiben nur sichtbar, wo die Person, die den Auftrag gibt, selbst Zugriff hat. Wie sich das vor einem Rollout klären lässt, steht im Artikel zur Copilot-Einführung im KMU.

Ein Satz genügt: kein Schritt-für-Schritt-Prompt nötig

Der Auftrag an Cowork war ein einziger, natürlich formulierter Satz, kein strukturierter Prompt mit einzeln vorgegebenen Schritten: alle Mails durchsuchen, in denen Kunden zu IT-Services, Awareness-Training oder künstlicher Intelligenz angefragt hatten und eine Antwort noch aussteht oder ein Nachfassen Sinn macht. Daraus eine Excel-Datei bauen, die sich einem Chef als Übersicht vorlegen lässt. Und für jeden gefundenen Kontakt gleich eine Nachfassmail entwerfen, im eigenen Schreibstil, den sich das System selbst aus den gelesenen Mails holen sollte.

Wer den Satz auseinandernimmt, findet vier Aufträge darin: suchen, bewerten, in eine Tabelle bringen, formulieren. Keiner davon war einzeln vorgegeben oder in eine Reihenfolge gebracht, das übernahm Cowork selbst. Darin liegt der Unterschied zu einem gewöhnlichen Copilot-Chat: Dort zerlegt die Person, die tippt, die Aufgabe in einzelne Fragen. Bei Cowork übernimmt das der Agent.

Der Plan, den Cowork sich selbst baute

Aus diesen vier Teilaufträgen baute Cowork ohne weitere Anweisung einen eigenen vierstufigen Plan, sichtbar im Arbeitsbereich neben dem Chat:

1. 1

   Kundenanfragen in Mails suchen

   Kein Ordner, kein Filter war vorgegeben. Cowork musste selbst festlegen, welche Mails überhaupt zur Aufgabe gehören.

2. 2

   Offene Antworten und Nachfass-Kandidaten prüfen

   Das ist bereits eine Bewertung, keine reine Suche mehr: pro Verlauf entscheiden, ob der Ball beim Kunden liegt oder nachgefasst werden sollte.

3. 3

   Excel-Übersicht erstellen

   Für ein Publikum bauen: eine Tabelle, die sich ohne weitere Erklärung an eine Führungsperson weitergeben lässt.

4. 4

   Nachfassmails als Entwürfe anlegen

   Den Schreibstil lieferte niemand mit. Cowork sollte ihn sich aus den eigenen, bereits gelesenen Mails holen.

Das Ergebnis: eine fertige Akquise-Übersicht mit zehn Mail-Entwürfen

Nach ein paar Minuten Laufzeit lag eine Excel-Datei mit drei Arbeitsblättern bereit. Das erste Blatt, „Übersicht“, ist für das Gespräch mit der Führung gedacht: Stichtag, Auswertungszeitraum (Dezember 2025 bis September 2026), Datenquelle (Outlook, gesendete und empfangene Mails), dazu Kennzahlen wie 10 aktive Verkaufsdialoge, davon 8 mit ausstehender Antwort, Priorität hoch bei 4, mittel bei 5, tief bei 1, im Schnitt 65 Tage seit dem letzten Kontakt und 212 Tage beim am längsten offenen Dialog. Dazu eine Aufteilung nach Thema: KI und Automatisierung 4 Dialoge, Security Awareness 3, Managed Services 2, Security Audit 1.

Dass ein Kontakt im Schnitt 65 Tage und im ältesten Fall 212 Tage ohne Nachfassen blieb, zeigt weniger ein Versäumnis als das eigentliche Problem: Ohne einen festen, wiederkehrenden Termin dafür bleibt Nachfassen neben Tagesgeschäft und neuen Anfragen liegen. Genau diesen Termin übernimmt jetzt der Agent, automatisch alle paar Tage, ohne dass ihn jemand im Kalender einträgt oder manuell anstösst.

Das zweite Blatt ist die eigentliche Arbeitsliste: eine Zeile pro Kunde, mit Firma, Ansprechperson, letztem Kontakt, Tagen offen (im Lauf reichten die Werte von 6 über 10 und 103 bis 212), Priorität und einer konkret formulierten nächsten Aktion statt einer blossen Zusammenfassung. Das dritte Blatt ist eine Legende: Sie erklärt, wie „Tage offen“ berechnet wird, was hoch, mittel und tief bedeuten, woher die Daten stammen und was ausdrücklich nicht enthalten ist.

Zum Auftrag gehörten auch die Nachfassmails, insgesamt zehn, jede mit eigenem Betreff statt Serienbrief-Optik, abgelegt im Entwürfe-Ordner statt versendet. Zwei mögliche Fälle liess Cowork bewusst aus, weil dort bereits ein Termin feststand. Die Signatur „gesendet von Copilot Cowork“ blieb in jedem Entwurf stehen.

Was einen Agenten von einem Chat unterscheidet

Der Unterschied zu einem gewöhnlichen Copilot-Chat liegt nicht im Sprachmodell dahinter, sondern in der Ausführung. Ein Chat beantwortet eine Frage und wartet auf die nächste Anweisung, jeder Zwischenschritt läuft über die Person, die tippt. Ein Agent wie Cowork hält den Plan selbst: Er entscheidet, in welcher Reihenfolge er Outlook, Excel und die anderen Programme anspricht, ohne dass jeder einzelne Schritt bestätigt werden muss. Die Person gibt die Aufgabe vor und schaut sich am Ende das Ergebnis an, nicht jeden Zwischenschritt.

Kontrolle bleibt trotzdem bei der Person, die den Auftrag gegeben hat: Die zehn Mails lagen als Entwürfe da, nicht im Postausgang. Bei einem Agenten, der über mehrere Systeme hinweg auch schreibt statt nur liest, ist genau das der Punkt, an dem Vertrauen entweder entsteht oder eben nicht.

Diese Art von Arbeit kostete bei der LAN Computer Systems AG bisher regelmässig mehrere Stunden pro Durchgang: Postfach durchsuchen, Kontakte sortieren, den Stand aufbereiten, nachfassen, dokumentieren, einordnen. Der Agent übernimmt das jetzt automatisch, alle paar Tage, und im besten Fall nicht nur schneller als von Hand, sondern auch zuverlässiger: Er lässt keinen Kontakt aus Zeitdruck aus, rechnet die Tage seit dem letzten Kontakt für jeden Fall gleich konsequent nach und hält sich an dieselbe Struktur, egal wie voll der Tag sonst ist.

Woran sich das in der Praxis zeigt: am eigenen Plan, an einer Übersicht, die sich direkt der Führung vorlegen lässt, und daran, dass am Ende jemand noch einmal drüberschaut, bevor eine Mail rausgeht.