Copilot vs. ChatGPT Business: Was Schweizer KMU wirklich wissen müssen

Zwei Namen, ein Missverständnis

Der Vergleich "Copilot gegen ChatGPT" klingt nach einem Duell zwischen zwei Produkten. Tatsächlich vergleichen die meisten KMU etwas anderes, ohne es zu merken: ein Werkzeug im eigenen Firmen-Tenant gegen ein privates Konto einer einzelnen Person. Wer diese beiden Dinge verwechselt, vergleicht am Ende die falschen Zahlen.

Auf der Microsoft-Seite ist die Lage seit diesem Sommer sogar etwas unübersichtlicher geworden. Microsoft baut seine Copilot-Apps seit Mitte August 2026 schrittweise zu einer einzigen App zusammen und lässt dabei den Namenszusatz "365" fallen. Was bisher Microsoft 365 Copilot hiess, heisst nun schlicht Microsoft Copilot, der Rollout für Windows und Mac läuft laut Microsofts eigener Produktdokumentation seit Mitte September. An der Technik, an Sicherheit und Compliance, ändert das laut Microsoft nichts. An der Verwirrung schon: "Microsoft Copilot" bezeichnete bis vor kurzem nur die kostenlose Consumer-Variante, jetzt trägt auch das lizenzierte Firmenprodukt denselben Namen.

Für die Praxis zählt trotzdem nur eine Unterscheidung. Jede Person mit einem Firmenkonto, technisch einem Microsoft-Entra-ID-Konto, hat automatisch Zugriff auf Copilot Chat. Diese Basisvariante trägt dieselben vertraglichen Datenschutz-Zusagen wie die Vollversion, aber ohne Zugriff auf die eigenen Postfächer und Dokumente. Wer zusätzlich die volle, kostenpflichtige Lizenz bucht, erhält den Copilot, der tatsächlich in Outlook, Word, Excel und SharePoint mitliest. Auf der OpenAI-Seite verläuft die Trennung ähnlich: privates Konto (Free, Plus, Pro) gegen Firmen-Workspace (Business, vormals als "Team" verkauft, sowie Enterprise und Edu). Verglichen wird hier deshalb tenant-gebunden gegen privat, nicht Markenname gegen Markenname.

In fast jedem Vorbesprechungsgespräch zum KI-Radar kommt die Frage, ob "im eigenen Tenant" automatisch heisst, dass die Daten in der Schweiz bleiben. So einfach ist es nicht: Ruheort und Verarbeitungsort sind zwei getrennte Zusagen.

Was mit den Eingaben passiert, sobald jemand tippt

Die Kunden-FAQ des KI-Radars beantwortet die Grundfrage schon seit Längerem in einem Satz: Copilot arbeitet im eigenen Microsoft-365-Tenant, private ChatGPT-Eingaben landen ausserhalb der Firma. Mit den aktuellen Quellen lässt sich das jetzt präziser unterlegen, vor allem bei der Frage, ob Eingaben ins Training der KI-Modelle einfliessen.

Für Copilot lautet die Antwort laut Microsofts eigener Dokumentation, zuletzt aktualisiert am 18. August 2026, klar nein, und das gilt für beide Stufen. Prompts, Antworten und die über den Microsoft Graph abgerufenen Daten werden laut Microsoft nicht zum Training der zugrunde liegenden Sprachmodelle verwendet, ausdrücklich auch nicht in der kostenlosen Copilot-Chat-Variante. Eingaben werden verschlüsselt gespeichert, bleiben innerhalb des Tenants isoliert und unterliegen denselben vertraglichen Zusagen wie E-Mails in Exchange oder Dateien in SharePoint. Ein Auftragsbearbeitungsvertrag im Sinn von Art. 9 nDSG existiert dafür automatisch, er ist Teil der Microsoft-Vertragswerke, die mit dem Kauf jeder Microsoft-365-Lizenz ohnehin abgeschlossen werden.

Bei ChatGPT kommt es auf das Konto an, und der Unterschied ist real. Im privaten Konto, also Free, Plus oder Pro, ist die Einstellung "Improve the model for everyone" laut OpenAIs Hilfe-Center standardmässig aktiv. Eingaben fliessen damit ins Training ein, bis jemand das in den Kontoeinstellungen manuell abschaltet, und die Abschaltung wirkt nur für künftige Unterhaltungen. Für ChatGPT Business, Enterprise und Edu gilt laut OpenAIs eigenen Angaben das Gegenteil: Workspace-Daten sind standardmässig vom Training ausgeschlossen, ohne dass jemand einen Schalter umlegen muss. Nur diese Firmen-Tarife bringen zudem einen eigenen Datenverarbeitungsvertrag mit. Für ein privates Konto gibt es diesen Vertrag nicht, was es für die Bearbeitung von Personendaten im Sinn des nDSG von vornherein ungeeignet macht, unabhängig von der Trainings-Einstellung.

Die kostenlose Copilot-Chat-Variante aus dem ersten Abschnitt wird dadurch praktisch nützlich. Ein Unternehmen muss kein Lizenzbudget verhandeln, um Mitarbeitende von einem privaten ChatGPT-Konto wegzubringen. Der Wechsel auf das Firmenkonto mit diesem Schutzniveau kostet nichts zusätzlich. Er verlangt nur, dass es jemand zeigt und auf den fehlenden Schutz im privaten Konto hinweist. Was Copilot Chat ohne Zusatzlizenz im Alltag leistet, beschreibt der Artikel Copilot Chat kostenlos im KMU.

Dass Eingaben nicht ins Training fliessen, beantwortet trotzdem nur die halbe Frage aus der Kunden-FAQ. Wo diese Eingaben verarbeitet werden, während eine Antwort entsteht, ist komplizierter, als "im Schweizer Tenant" klingt.

Wo die Daten liegen, und wo sie tatsächlich verarbeitet werden

Der Ruheort der Daten ist der einfachere Teil. Für Copilot gilt laut Microsofts Datenresidenz-Dokumentation, zuletzt aktualisiert am 3. September 2026: Der Inhalt der Interaktionen, also Prompt, Antwort und die dazugehörigen Zitate, sowie der zugehörige Suchindex werden "at rest", im Ruhezustand, in der sogenannten Local Region Geography des jeweiligen Tenants gespeichert. Für einen Schweizer Tenant ist das die Schweiz, eine berechtigte Region seit Copilot am 1. März 2024 in die Datenresidenz-Zusagen der Microsoft-Produktbedingungen aufgenommen wurde.

Der Ruheort ist aber nicht der Verarbeitungsort. Sobald eine Antwort tatsächlich berechnet wird, kann diese Berechnung an einem anderen Ort stattfinden. Microsoft hat Copilot seit Mai 2024 in die EU Data Boundary integriert, eine vertraglich definierte Zone aus den EU-Staaten plus den vier EFTA-Ländern Schweiz, Norwegen, Island und Liechtenstein. Im Normalbetrieb bleibt die Verarbeitung innerhalb dieser Zone, ohne sich auf die Schweiz zu verengen. Bei Kapazitätsengpässen greift zusätzlich eine Mechanik namens Flex Routing: Sie erlaubt Microsoft, die Berechnung bei Spitzenlast in die USA, nach Kanada oder nach Australien zu verlagern. Für Tenants, die nach dem 25. März 2026 neu angelegt wurden, ist Flex Routing laut Microsofts eigener Dokumentation standardmässig aktiv, ältere Tenants finden ihre individuelle Einstellung im Message Center des Microsoft-365-Admin-Centers. Abschalten lässt sich die Funktion dort ebenfalls, unter Copilot, Einstellungen, Flex Routing während Spitzenlastzeiten.

Für eine dritte, noch schärfere Zusage, die Verarbeitung ausschliesslich innerhalb der Schweizer Landesgrenze, hat Microsoft im November 2025 einen Fahrplan angekündigt. Die Schweiz stand darin für eine Erweiterung im Jahr 2026. Eine Aktualisierung dieser Ankündigung vom 3. April 2026 hat den Fahrplan allerdings überarbeitet. Für die Schweiz nennt Microsoft seither kein festes Datum mehr, sondern verweist auf eine allgemeinere, regionale EU/EFTA-Zusage im Rahmen der EU Data Boundary. Eine eigene Schweizer Verarbeitungsgarantie ist damit angekündigt, aber Stand September 2026 nicht eingelöst.

Bei ChatGPT verarbeitet OpenAI private Konten grundsätzlich auf eigener Infrastruktur ohne Regionswahl. Für Enterprise und Edu bietet OpenAI seit Februar 2025 dagegen eine wählbare Datenresidenz an, darunter ausdrücklich Europa, was den Europäischen Wirtschaftsraum und die Schweiz einschliesst. Seit Januar 2026 kommt dafür bei ausgewählten Kunden zusätzlich regionales Inferencing dazu. Der Unterschied zu Copilot: Diese Wahl gilt nur für neu angelegte Projekte auf der höchsten Vertragsstufe, nicht rückwirkend und nicht für Business, geschweige denn für ein privates Konto. Für Übermittlungen in die USA, die ausserhalb einer solchen Regionswahl stattfinden, gilt seit dem 15. September 2024 zusätzlich das Swiss-U.S. Data Privacy Framework für zertifizierte US-Unternehmen. Der Bundesrat hat die USA am 14. August 2024 in diesem Umfang auf die Liste der Länder mit angemessenem Datenschutz gesetzt, der EDÖB hat den neuen Rahmen am 15. August 2024 zur Kenntnis genommen. Das wird für beide Anbieter gleichermassen relevant, sobald Daten die Schweiz verlassen.

Was beide kosten, und wie sie sich in Ihre Microsoft-Umgebung einfügen

Microsoft 365 Copilot Business ist die für KMU bis 300 Nutzer gedachte Stufe. Sie kostet laut der aktuellen Schweizer Preisseite CHF 14.57 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, ein Aktionspreis, der laut Microsoft bis Ende 2026 läuft. Regulär sind es CHF 17.00, bei monatlicher statt jährlicher Abrechnung CHF 20.40. Vorausgesetzt wird eine bereits vorhandene Basislizenz, etwa Microsoft 365 Business Basic, Standard, Premium oder Apps for Business. Copilot kommt als Zusatzlizenz obendrauf, nicht als eigenständiges Produkt. Alle Preisstufen, die Aktionsbedingungen und die offene Frage beim Monatspreis behandelt der Artikel Microsoft 365 Copilot Kosten 2026.

ChatGPT Business, bis zum 29. August 2025 als "Team" verkauft, kostet ab USD 20 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, bei monatlicher Abrechnung USD 25, mit mindestens zwei bezahlten Plätzen. Enterprise-Preise nennt OpenAI nur auf Anfrage. Was OpenAI für den Business-Preis beim Datenschutz zusagt und wo die Daten liegen, folgt im nächsten Abschnitt.

Der zweite Unterschied liegt nicht im Preis, sondern in der Verzahnung mit dem, was ein Team ohnehin täglich benutzt. Copilot sitzt von Haus aus in Word, Excel, Outlook, Teams und SharePoint. Es gründet seine Antworten automatisch auf die Inhalte, die die jeweilige Person bereits sehen darf, ohne dass jemand eine Quelle einzeln freischalten muss. ChatGPT holt sich diesen Zugriff inzwischen ebenfalls, über ein Angebot an Connectors zu SharePoint, OneDrive, Outlook und Teams, das OpenAI seit Ende 2025 ausbaut. Der Unterschied liegt in der Ausgangslage: Bei ChatGPT muss eine Administratorin oder ein Administrator jede dieser Quellen einzeln aktivieren und mit eigenen Rechten versehen. Bei Copilot ist die Anbindung struktureller Teil des Tenants, der ohnehin schon betrieben wird.

Wer, wie eingangs beschrieben, zwanzig Copilot-Lizenzen zum Aktionspreis kauft, zahlt dafür rund CHF 3'497 im Jahr, zusätzlich zu den ohnehin laufenden Kosten der zugrunde liegenden Microsoft-365-Lizenz. Der günstigere erste Schritt bleibt aber oft die kostenlose Copilot-Chat-Variante für alle, kombiniert mit der vollen Lizenz nur für jene Rollen, die tatsächlich in Dokumenten und Postfächern arbeiten müssen.

Für ChatGPT lohnt sich ein genauerer Blick auf den Firmen-Tarif, weil er in vielen KMU die naheliegende Alternative zum privaten Konto ist.

ChatGPT Business für Schweizer KMU: Preis, Datenschutz, Datenstandort

OpenAI beschreibt ChatGPT Business als Workspace-Tarif für Teams, den eine Firma selbst bucht, ohne Enterprise-Vertrag. Laut der ChatGPT-Business-FAQ von OpenAI hiess der Tarif bis zum 29. August 2025 ChatGPT Team, und die Umbenennung änderte weder Funktionen noch Preise noch Limits. Ein Standard-Platz kostet USD 20 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung und USD 25 bei monatlicher. Ein Premium-Platz mit laut OpenAI fünfmal mehr Nutzungsvolumen kostet USD 100 beziehungsweise USD 125. Ein Workspace braucht mindestens zwei bezahlte Plätze. Seit dem 24. August 2026 sind pro Abo höchstens 200 möglich, ältere Workspaces behalten ihre bisherige Obergrenze. Die Preise nennt OpenAI in US-Dollar, mit dem Hinweis, dass sie je nach Land und Währung abweichen können.

Beim Datenschutz fällt ChatGPT Business laut derselben FAQ unter die Business Terms und die Enterprise-Privacy-Zusagen von OpenAI. Die Seite Business data privacy, security, and compliance wird konkreter: Eingaben und Ausgaben aus ChatGPT Business fliessen standardmässig nicht ins Training. Gespeicherte Daten sind mit AES-256 verschlüsselt, die Übertragung läuft über TLS 1.2 oder höher, und OpenAI unterstützt den Abschluss eines Data Processing Addendum. Zur Verwaltung gehören SAML-SSO, Mehrfaktor-Anmeldung und drei Rollen, Member, Admin und Owner.

Der Datenstandort ist der Punkt, an dem Business hinter Enterprise zurückbleibt. Eine wählbare Datenresidenz, also die Speicherung etwa in Europa, bietet OpenAI laut derselben Seite berechtigten Kunden von ChatGPT Enterprise, Edu, ChatGPT for Healthcare und der API an. ChatGPT Business fehlt in dieser Aufzählung, ebenso bei der Verarbeitung in der Region. Das deckt sich mit dem Befund aus dem Abschnitt zum Datenstandort weiter oben: Im Business-Tarif gibt es bei OpenAI keine Regionswahl. Wer ChatGPT-Daten nachweislich in Europa speichern will, braucht Enterprise, und dessen Preis nennt OpenAI nur auf Anfrage.

Für ein KMU, das Microsoft 365 schon betreibt, kommt ein dritter Punkt dazu. ChatGPT Business läuft als eigener Workspace neben dem Tenant, mit eigener Admin-Konsole, eigenem Vertrag und eigenen Berechtigungen, und erreicht Outlook oder SharePoint erst über die Connectors aus dem vorigen Abschnitt. Beide Werkzeuge teilen trotzdem eine Grenze: Eine Lizenz ändert nichts an Freigaben, die lange vor ihr vergeben wurden.

Was eine Lizenz nicht automatisch löst

Copilot zeigt jeder Person ausschliesslich das, worauf sie ohnehin Zugriffsrechte hat, das sogenannte Permissions-Trimming. Das klingt nach eingebauter Sicherheit, hat aber eine Kehrseite, vor der Microsoft in einem eigenen Bereitstellungsleitfaden ausdrücklich warnt. Weil Copilot tenant-weit sucht und nicht nur dort, wo jemand mit einer klassischen Volltextsuche ohnehin schon hingeklickt hätte, macht es bestehende Über-Berechtigungen sichtbar, die vorher niemand gefunden hat. Eine SharePoint-Seite mit Lohndaten, auf die aus Versehen alle Zugriff haben, bleibt mit Copilot nicht länger unbemerkt liegen, sie taucht in der ersten passenden Antwort auf. Microsoft empfiehlt deshalb, Über-Berechtigungen vor dem Rollout zu bereinigen, nicht danach.

Diese Prüfung ersetzt keine Lizenzentscheidung, sie geht ihr voraus. Genau deshalb fragt der KI-Radar zuerst, wo in einem Unternehmen ChatGPT heute schon informell läuft und wie die Berechtigungen aussehen, bevor über zusätzliche Lizenzen gesprochen wird. Ein Unternehmen, das zwanzig Copilot-Lizenzen kauft, ohne die eigene SharePoint-Struktur zu kennen, sieht in den ersten Copilot-Antworten, wie viele Dokumente im eigenen Tenant zu offen freigegeben sind.

Ein letzter Punkt gilt für beide Werkzeuge gleichermassen. Grounding auf echte Firmendaten senkt das Risiko erfundener Antworten, es beseitigt es nicht. Microsoft und OpenAI weisen beide ausdrücklich darauf hin, dass generierte Inhalte geprüft werden sollten, bevor sie weiterverwendet werden. Wer sich das aus Zeitgründen spart, übernimmt eine erfundene Angabe in ein Dokument, das nach aussen geht.

Jede Zahl und jede Zusage in diesem Artikel trägt deshalb ein Datum und eine Quelle.

Woher diese Einschätzungen stammen