Was die Zahlen aus Deutschland und der Schweiz zeigen
Die Bitkom-Zahl stammt aus einer repräsentativen Befragung von 604 deutschen Unternehmen ab 20 Beschäftigten im Sommer 2025. Acht Prozent der Betriebe gehen davon aus, dass generative KI wie ChatGPT, Claude oder Gemini über private Zugänge weit verbreitet im Arbeitsalltag genutzt wird. Ein Jahr zuvor waren es erst vier Prozent. Weitere 17 Prozent berichten von Einzelfällen, gegenüber 13 Prozent im Vorjahr. Nur 23 Prozent der befragten Unternehmen hatten zum Erhebungszeitpunkt überhaupt Regeln für den Umgang mit KI-Tools aufgestellt, während sich die Nutzung binnen eines Jahres verdoppelt hat.
Für die Schweiz gibt es keine deckungsgleiche Erhebung zur heimlichen Nutzung am Arbeitsplatz. Was es gibt, ist ein deutlicher Hinweis aus dem Privatleben: Laut einer repräsentativen comparis-Umfrage vom März 2026 nutzen 76,1 Prozent der Schweizer Bevölkerung regelmässig ChatGPT, Google Gemini, Perplexity oder ein ähnliches Werkzeug. 2024 lag dieser Anteil noch bei 49,7 Prozent. Wer sich privat längst an ein KI-Werkzeug gewöhnt hat, trennt diese Gewohnheit selten sauber vom Berufsleben.
Auch global bestätigt sich das Muster. Microsoft und LinkedIn fanden in ihrem Work Trend Index bereits 2024 heraus, dass 78 Prozent der KI-Nutzenden am Arbeitsplatz eigene, private KI-Werkzeuge einsetzen statt der vom Arbeitgeber gestellten. Bei kleinen und mittleren Unternehmen lag der Anteil mit 80 Prozent noch höher. Die Befragung ist inzwischen über zwei Jahre alt, bleibt aber die meistzitierte Quelle zu diesem Phänomen, das die Studie selbst "Bring Your Own AI" nennt.
Drei unabhängige Quellen aus drei Ländern kommen mit unterschiedlichen Fragestellungen zum selben Befund. Offen bleibt, warum ausgerechnet ChatGPT die Lücke füllt, wenn im Hintergrund vieler Betriebe längst eine bezahlte Copilot-Lizenz liegt.
Weshalb Copilot ungenutzt bleibt und ChatGPT trotzdem läuft
Ein Teil der Antwort liegt in schlichter Gewohnheit. 76 Prozent der Schweizer Bevölkerung nutzen laut der eingangs genannten comparis-Umfrage privat längst einen KI-Chatbot. Wer sich das im Alltag antrainiert hat, tippt am Arbeitsplatz reflexhaft dieselbe App an. Copilot dagegen bleibt für viele Mitarbeitende eine fremde Oberfläche, die ihnen nie gezeigt wurde. Häufig geht es dabei um denselben schmalen Ausschnitt an Aufgaben, etwa einen Text zusammenfassen, eine E-Mail umformulieren oder einen ersten Entwurf für eine Präsentation strukturieren. Genau diese Aufgaben beherrscht Copilot Chat im eigenen Tenant ebenso gut, nur bleibt das den wenigsten Mitarbeitenden bekannt, solange niemand es zeigt.
Im eigenen Beratungsalltag sieht das Team von LAN Computer Systems AG ein verwandtes Muster, diesmal bei Copilot selbst.
Bei einem grossen Teil der Kundenbetriebe bleiben bereits gekaufte Copilot-Lizenzen weitgehend ungenutzt, weil schlicht niemand die Einführung übernommen hat. Das ist keine unabhängig geprüfte Kennzahl, sondern eine wiederkehrende Beobachtung aus eigenen Kundengesprächen, wie sie im Workshop-Format "Copilot Starter" festgehalten ist.
Die Lizenz liegt brach, während das Team weiter zur gewohnten App auf dem Diensthandy greift. In der Fachliteratur ist das kein neues Problem, sondern die Weiterentwicklung eines alten. Högemann, Hauff und Thomas fassen es in der Zeitschrift Wirtschaftsinformatik & Management so zusammen: Generative KI sei in vielen Unternehmen schneller angekommen als klare Regeln und Prozesse, das Ergebnis eine neue Welle von Schatten-IT unter neuem Namen, Schatten-KI. Wo früher nicht genehmigte Software oder private Cloud-Ordner im Umlauf waren, sitzt heute der Chatbot im Browser-Tab.
Diese Gewohnheit ist menschlich gut nachvollziehbar. Für den Betrieb bleibt sie trotzdem ein Kontrollproblem, sobald echte Geschäftsdaten im Spiel sind.
Was auf dem Spiel steht, wenn Geschäftsdaten das Unternehmen verlassen
Die eingangs zitierten acht Prozent mit weit verbreiteter privater Nutzung sind kein Nischenphänomen für Grosskonzerne. Bitkom befragte gezielt Betriebe ab 20 Beschäftigten, eine Grössenordnung, in der sich ein grosser Teil der KMU im Espace Mittelland wiederfindet.
Der eigentliche Vorgang ist unspektakulär und genau deshalb riskant. Eine Mitarbeiterin kopiert einen Vertragsentwurf in ein kostenloses ChatGPT-Konto, um ihn zusammenfassen zu lassen. Ein Sachbearbeiter lässt sich eine Kundenmail umformulieren und tippt dafür Name, Anliegen und Kontonummer ab. Keine der beiden Handlungen fühlt sich im Moment nach einem Sicherheitsvorfall an. Trotzdem verlässt die Information in diesem Moment die eigene Infrastruktur, ohne dass IT-Abteilung oder Datenschutzverantwortliche das nachvollziehen können.
Ein Firmenzugang zu Copilot läuft dagegen innerhalb des eigenen Microsoft-Tenants, mit denselben Zugriffsregeln, die auch für Mail und Dateiablage gelten. Ein privates ChatGPT-Konto kennt diese Grenze nicht. Es gibt keine Admin-Übersicht, wer was eingegeben hat, keine Löschfrist nach Firmenvorgabe, keinen Vertrag, der die Verarbeitung regelt. Für ein Schweizer KMU mit Kundendaten, Verträgen oder Personalunterlagen ist das kein abstraktes Datenschutzrisiko, sondern eine sehr konkrete Lücke in der eigenen Sorgfaltspflicht. Das Schweizer Datenschutzgesetz verpflichtet Unternehmen unabhängig vom eingesetzten Werkzeug dazu, den Umgang mit Personendaten nachvollziehbar zu regeln. Ein KI-Konto, das ausserhalb jeder Firmenkontrolle läuft, macht genau das unmöglich.
Verbieten allein löst das Problem selten. Wer ChatGPT auf dem Diensthandy sperrt, findet die App auf dem privaten Handy wieder, nur ohne dass die IT davon überhaupt noch etwas mitbekommt.
Der pragmatische Weg zurück in die Kontrolle
Eine ebenso bequeme, firmeninterne Alternative wirkt hier deutlich besser als ein Verbot. Genau darauf zielt das Format "Copilot Starter" aus dem Katalog von LAN, mit dem Untertitel "Vom Schatten ins Licht". In 90 Minuten lernt ein Team, wie Copilot Chat im eigenen Tenant funktioniert, welche Alltagsaufgaben sich damit sofort erledigen lassen und worin der Unterschied zu einem privaten ChatGPT-Konto besteht. Dazu kommen eine kuratierte Sammlung von zehn Prompts für den Alltag und ein Datenschutz-Merkblatt zum Weitergeben, je nach Firmengrösse ab CHF 890. Zwei Wochen nach dem Workshop sammelt das Team offene Fragen aus dem Alltag der Belegschaft per E-Mail nach, damit die Umstellung nicht am ersten Tag steckenbleibt.
Die Rechnung dahinter ist bewusst konservativ gehalten. Nach dem eigenen Modell des KI-Radar-Teams spart ein Mitarbeitender realistisch 15 Minuten pro Arbeitstag, sobald Copilot eingeführt und nicht nur freigeschaltet ist. Hochgerechnet auf 20 Arbeitstage im Monat und zwölf Monate sind das rund 60 Stunden im Jahr, bei einem Vollkostensatz von CHF 80 pro Stunde etwa CHF 4'800 pro Kopf. Auch das ist eine eigene Modellrechnung und keine extern geprüfte Kennzahl, aber sie zeigt die Grössenordnung, um die es geht.
Die eingangs offene Frage, weshalb ausgerechnet ChatGPT die Lücke füllt, obwohl längst eine Copilot-Lizenz im Haus liegt, beantwortet sich damit von selbst. Es ist kein Widerstand gegen das Firmentool, sondern die bequemere, bereits eingeübte Gewohnheit. Sobald die Alternative genauso leicht zugänglich ist und einmal gezeigt wurde, verschiebt sich diese Gewohnheit zurück ins Unternehmen, ohne Verbot und ohne Kontrollzwang.
