Microsoft 365 Copilot Chat kostenlos: Was KMU ohne Lizenz bekommen und wo die Grenze liegt

Zuerst eine Namensfrage, weil sie bei der Suche nach Antworten viel Verwirrung stiftet. Was lange Microsoft 365 Copilot Chat hiess, führt Microsoft in der eigenen Dokumentation inzwischen als Microsoft Copilot Chat, und aus Microsoft 365 Copilot wurde Microsoft Copilot. An Sicherheit, Compliance und Datenschutz ändert die Umbenennung laut Microsoft nichts. In Lizenzbezeichnungen, im Admin Center und in manchen Menüs steht während der Übergangszeit noch der alte Name. Dieser Artikel verwendet deshalb beide Namen, je nachdem, was Sie auf dem Bildschirm sehen.

Wer Copilot Chat schon hat, ohne ihn bestellt zu haben

Copilot Chat steht laut Microsoft ohne Zusatzkosten allen Personen zur Verfügung, die sich mit einem Firmenkonto anmelden, technisch einem Microsoft-Entra-Konto, und eine berechtigte Lizenz besitzen. Berechtigt sind unter anderem Microsoft 365 Business Basic, Business Standard und Business Premium, die Pläne E3 und E5, die Frontline-Pläne F1 und F3, Office 365 E1, E3 und E5 sowie mehrere Teams-Lizenzen bis hin zu Teams Essentials. Für ein typisches KMU heisst das: Wer ein Business-Abo hat, hat Copilot Chat.

Gefunden wird der Chat an mehreren Stellen. Microsoft nennt als bevorzugten Einstieg m365copilot.com, dazu die Microsoft-Copilot-App, Outlook, Teams und die Seitenleiste von Microsoft Edge. Bei den meisten berechtigten Personen ist Copilot Chat standardmässig angeheftet. Er taucht also ohne Zutun der IT in der Navigation auf.

Der Chat ist also da. Was er mit einer Anfrage anfangen kann, hängt allerdings davon ab, woher die Informationen für die Antwort kommen sollen.

Was der Gratis-Chat kann, und was er nicht sieht

Copilot Chat ist in erster Linie ein Chat mit Webzugriff. Laut Microsoft recherchiert er im Web und fasst zusammen, entwirft und überarbeitet Texte, analysiert hochgeladene Dateien und erzeugt Bilder. Eine Modellauswahl erlaubt schnelle Antworten auf Routinefragen oder einen gründlicheren Denkmodus für komplexe Aufgaben, standardmässig wählt ein Router selbst. Diese Funktionen laufen mit sogenanntem Standardzugriff. Microsoft beschreibt ihn als abhängig von der verfügbaren Kapazität: Bei hoher Last können Antworten länger dauern, einzelne Funktionen eingeschränkt sein oder ein anderes Modell einspringen.

Die Grenze verläuft bei den eigenen Firmendaten. Copilot Chat durchsucht weder Postfächer noch SharePoint noch Teams-Chats von sich aus. Organisatorische Inhalte kommen nur auf vier Wegen in den Chat, und jeder setzt eine bewusste Handlung voraus.

Der direkteste Weg ist das Mitgeben. Wer Text einfügt oder eine Datei hochlädt, gibt dem Chat genau diesen Inhalt, mehr nicht. Hochgeladene Dateien legt Microsoft im OneDrive der Person ab, geschützt wie die übrigen Firmendaten. Der zweite Weg sind geöffnete Inhalte: Mit den Agenten für Word, Excel und PowerPoint in der Copilot-App kennt der Chat die Datei, an der gerade gearbeitet wird, greift aber nicht auf weitere Arbeitsdaten zu.

Der dritte Weg ist eine Ausnahme, die viele überrascht. In Outlook geht Copilot Chat laut Microsoft auch ohne Lizenz deutlich weiter. Er beantwortet dort Fragen zu Posteingang, Kalender, Besprechungen und Chats und bezieht einen begrenzten Kreis von Dateien ein, etwa solche im eigenen OneDrive, direkt geteilte oder selbst geöffnete und bearbeitete. Die volle semantische Suche über alle Microsoft-365-Inhalte bleibt der Lizenz vorbehalten.

Der vierte Weg kostet Geld. Agenten, die zum Beispiel auf eine SharePoint-Bibliothek zugreifen, sind für Copilot-Chat-Nutzer nicht gratis, sondern werden nach Verbrauch abgerechnet. Sie sind standardmässig ausgeschaltet, und die IT muss dafür eine Abrechnung über Copilot Studio einrichten. Ohne Aufpreis nutzbar sind nur Agenten, die auf Anweisungen und öffentlichen Webseiten beruhen.

Word, Excel und PowerPoint: Es kommt auf den Tenant an

Am unübersichtlichsten ist die Lage in den Office-Programmen selbst. Microsoft unterscheidet zwei Basis-Stufen, die in den Apps als Beschriftung erscheinen. "Microsoft 365 Copilot (Basic)" bedeutet: keine Copilot-Lizenz, aber Copilot im Seitenbereich von Word, Excel, PowerPoint und OneNote, mit Standardzugriff. "Copilot Chat (Basic)" bedeutet: keine Lizenz und kein Copilot in diesen vier Programmen. Der Chat bleibt dann in der Copilot-App, im Web und in Outlook.

Welche Stufe ein Betrieb hat, hängt laut Microsoft von "Tenant-Konfiguration und Lizenz" ab. Eine Zahl nennt die öffentliche Dokumentation nicht. Die Mitteilungen MC1253858 und MC1253863 im Microsoft-365-Admin-Center, über die Fachmedien und die IT-Abteilungen mehrerer Hochschulen im März und April 2026 berichtet haben, ziehen die Grenze bei 2000 Nutzern: Grössere Organisationen verloren Copilot Chat am 15. April 2026 in Word, Excel, PowerPoint und OneNote, kleinere behielten ihn mit Standardzugriff. Für ein Schweizer KMU spricht damit viel für die Stufe mit Seitenbereich. Sicher wissen Sie es erst, wenn Sie die Beschriftung in Ihrer eigenen Oberfläche nachsehen.

Copilot Chat, ohne Copilot-Lizenz

Microsoft 365 Copilot, mit Lizenz

Für beide Stufen gilt: Enterprise Data Protection mit dem Firmenkonto, kein Training der Basismodelle mit Ihren Eingaben, Zugriff nur auf Inhalte, welche die Person ohnehin sehen darf. Suchanfragen an Bing fallen nicht unter den Datenschutz-Nachtrag.

Damit ist die Frage nach der Grenze zur bezahlten Lizenz schon halb beantwortet. Die andere Hälfte ist, was die Lizenz zusätzlich bringt und was sie kostet.

Wo die Grenze zur bezahlten Lizenz verläuft

Die kostenpflichtige Lizenz, im Schweizer Preisblatt Microsoft 365 Copilot Business, ändert vor allem eines: Copilot sucht selbst. Mit Lizenz greift er über Microsoft Graph und einen semantischen Index auf alles zu, was die Person ohnehin sehen darf, also Mails, Besprechungen, Kalender, Chats, Dokumente und SharePoint-Seiten. Niemand muss dafür eine Datei hochladen. Dazu kommen laut Microsoft priorisierter Zugriff bei hoher Last, die volle Integration in Word, Excel, PowerPoint und OneNote sowie Agenten wie Researcher und Analyst.

Auf der Schweizer Preisseite von Microsoft kostet Copilot Business am 18. September 2026 CHF 14.57 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung. Das ist ein Aktionspreis bis 31. Dezember 2026, regulär sind es CHF 17.00, bei monatlicher Zahlung CHF 20.40. Voraussetzung ist eine Microsoft-365-Business-Lizenz. Was sonst noch in die Rechnung gehört, von der Vertragsbindung bis zu Copilot Studio, steht im Artikel zu den Copilot-Lizenzkosten 2026.

Für die Entscheidung hilft eine einfache Unterscheidung. Fragen, die mit allgemeinem Wissen oder mit einem bewusst mitgegebenen Dokument auskommen, beantwortet Copilot Chat. "Formulieren Sie diese Absage freundlicher" gehört dazu, ebenso "Fassen Sie dieses PDF zusammen". Fragen, deren Antwort quer durch Postfächer und Ablagen verstreut liegt, beantwortet nur die Lizenz. "Was haben wir dem Kunden X in den letzten drei Monaten zugesagt?" ist so eine Frage, weil die Antwort in Mails, Besprechungsnotizen und einer Offerte auf SharePoint steckt.

Wie viele Personen im Betrieb auf der zweiten Seite dieser Grenze arbeiten, steht in keinem Organigramm. Es zeigt sich erst an den Fragen, die tatsächlich gestellt werden.

Wie gut sind Ihre Daten im Gratis-Chat geschützt?

Für Eingaben und Antworten gilt in Copilot Chat derselbe Vertragsrahmen wie mit der bezahlten Lizenz. Microsoft nennt das Enterprise Data Protection. Die Nutzung fällt unter den Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA) und die Product Terms, Microsoft handelt als Auftragsbearbeiter. Eingaben und Antworten sind damit laut Microsoft durch dieselben Zusagen geschützt wie E-Mails in Exchange und Dateien in SharePoint. Sie werden verschlüsselt, zwischen Tenants getrennt und nicht zum Training der Basismodelle verwendet.

Für die IT hat das eine praktische Folge. Prompts und Antworten werden protokolliert und in Exchange im eigenen Tenant abgelegt. Aufbewahrungsrichtlinien, Audit und eDiscovery aus Microsoft Purview greifen damit auch für den Gratis-Chat, wobei der Funktionsumfang vom jeweiligen Abo abhängt. Die Verarbeitung durch das Sprachmodell bleibt laut Microsoft für Kundschaft in der EU Data Boundary innerhalb dieses Gebiets. Dazu gehören neben den EU-Staaten die EFTA-Länder, also auch die Schweiz. Eine Ausnahme ist das sogenannte Flex Routing, das ausdrücklich auch für Copilot Chat gilt: Bei Spitzenlast darf die Berechnung dann in den USA, in Kanada oder in Australien stattfinden. Für Tenants, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, ist es standardmässig eingeschaltet, abschalten lässt es sich jederzeit im Admin Center. Wie Ruheort und Verarbeitungsort im Detail zusammenhängen, beschreibt der Vergleich Copilot oder ChatGPT.

Die Ausnahme: die Websuche

Eine Stelle verlässt diesen Rahmen, und sie fehlt in vielen Zusammenfassungen. Braucht Copilot Chat für eine Antwort das Web, schickt er eine Suchanfrage an Bing. Diese Anfrage ist nicht der ganze Prompt, sondern ein paar daraus abgeleitete Wörter, ohne Benutzer- oder Tenant-Kennung und ohne hochgeladene Dateien. Für diese Suchanfragen gilt allerdings weder der DPA noch die EU Data Boundary. Microsoft handelt dort als eigenständiger Verantwortlicher. Die Product Terms sichern zu, dass die Anfragen nicht für Werbung, nicht zur Verbesserung von Bing und nicht zum Training von Modellen verwendet werden.

Was in so eine Suchanfrage gelangt, zeigt Microsoft an einem eigenen Beispiel. Aus der Bitte, Finanzinformationen zu einer Firma zusammenzufassen, deren Übernahme geprüft wird, entstehen die Suchbegriffe "Fabrikam strategy" und "Fabrikam financials". Der Firmenname geht also mit, der Zusammenhang mit der Übernahme bleibt draussen. Für ein KMU heisst das: Namen von Kunden, Projekten oder Personen können als Suchbegriff bei Bing landen, auch wenn der Rest der Anfrage im Tenant bleibt.

Wer das nicht will, hat zwei Stellschrauben. Die IT kann die Websuche mit der Richtlinie "Allow web search in Copilot" im Cloud Policy Service für den ganzen Tenant oder für einzelne Gruppen abschalten. Copilot Chat schickt dann keine Anfragen mehr an Bing und antwortet nur noch aus dem Sprachmodell, ohne aktuelle Informationen aus dem Web. Einzelne Personen können die Websuche ausserdem in den Einstellungen der Copilot-App selbst ausschalten. Welche Suchbegriffe tatsächlich gesendet wurden, zeigt die Quellenangabe unter der Antwort während 24 Stunden, Admins finden sie im Audit-Log von Purview.

Ob die Websuche an oder aus sein soll, ist eine Abwägung zwischen Aktualität und Zurückhaltung. Sie führt direkt zur Frage, ob sich Copilot Chat auch ganz abschalten lässt.

Copilot Chat deaktivieren: Was geht und was nicht

Es geht, aber nicht mit einem einzigen Schalter. Microsoft verteilt die Steuerung auf mehrere Stellen, und eine davon wirkt für Schweizer Tenants schon länger nicht mehr so, wie viele Anleitungen im Netz es beschreiben.

Die bekannteste Einstellung ist das Anheften. Im Microsoft-365-Admin-Center lässt sich auf der Seite Copilot Control System unter Einstellungen festlegen, dass Copilot Chat nicht angeheftet wird. Das entfernt ihn aus der Navigation von Outlook und Teams. In der Microsoft-Copilot-App wirkt diese Einstellung für Tenants mit Hauptstandort im EWR oder in der Schweiz seit dem 25. Juli 2025 nicht mehr, weltweit seit dem 28. Januar 2026. Der Chat bleibt dort sichtbar und ist über m365.cloud.microsoft/chat weiter erreichbar. Nicht anheften heisst also nicht sperren.

Wirklich gesperrt wird Copilot Chat über den Zugriff auf die Copilot-App und die Browser-Richtlinien. Die folgende Übersicht folgt der Verwaltungsanleitung von Microsoft.

Wo	Was die Einstellung bewirkt
Admin Center, Copilot, Einstellungen	Das Nicht-Anheften blendet Copilot Chat in Outlook und Teams aus. Keine Sperre, der Chat bleibt über die App und das Web erreichbar.
Admin Center, integrierte Apps, App "Copilot"	Beschränkt die App auf bestimmte Personen oder Gruppen, zum Beispiel auf eine Gruppe mit lizenzierten Nutzern. Eine Sperre für den ganzen Tenant trifft auch Personen mit bezahlter Lizenz.
Teams Admin Center, App-Richtlinien	Lässt die Copilot-App in Teams nur für ausgewählte Personen zu. Das Anheften in Teams wird dort separat über die Einrichtungsrichtlinien gesteuert.
Microsoft Edge, Gruppenrichtlinien	Blendet Copilot Chat in der Edge-Seitenleiste aus oder verbietet ihm, den Inhalt geöffneter Webseiten und PDFs zu lesen.
Cloud Policy Service	Schaltet die Websuche für alle oder für einzelne Gruppen ab, ohne den Chat selbst zu sperren.

Von einer Sperre über Firewall oder DNS rät Microsoft ausdrücklich ab. Copilot Chat ist so tief in die Programme eingebunden, dass das Blockieren einzelner Domains oder IP-Adressen zu unvorhersehbaren Ergebnissen führen und ganze Anwendungen lahmlegen kann. Wer sperrt, kann den Betroffenen wenigstens erklären, warum: Gesperrte Personen sehen im Chat einen Hinweis auf die Richtlinie ihrer Organisation, und die IT kann dort einen Link auf die interne Weisung hinterlegen.

Ob die Sperre klug ist, entscheidet sich an der Frage, was die Mitarbeitenden stattdessen tun. Der Bedarf nach einem Textassistenten verschwindet mit dem Schalter nicht. Findet er einen Weg über private Konten, sind die Eingaben ganz aus dem Firmenvertrag heraus, mehr dazu im Beitrag über Schatten-IT im KMU. Oft ist der kleinere Eingriff der wirksamere: den Chat erlauben und die Websuche für die Gruppen abschalten, die täglich mit Kundennamen arbeiten.

Was der Gratis-Chat vor dem Lizenzkauf verrät

Weiter oben blieb offen, wie viele Personen im Betrieb tatsächlich eine Lizenz brauchen. Einen Teil der Antwort liefert Copilot Chat selbst. Im Microsoft-365-Admin-Center zeigt ein eigener Nutzungsbericht, wie viele Personen den Chat aktiv verwenden, wie viele Prompts sie abschicken und in welchen Apps, wahlweise über 7, 30, 90 oder 180 Tage. Nach einigen Wochen ist sichtbar, wo der Chat schon zum Arbeitsalltag gehört und wo er ungenutzt bleibt.

Die Zahlen zeigen allerdings nur, wie oft gefragt wird. Was gefragt wird, zeigen sie nicht. Welche Anfragen an der Grenze aus dem zweiten Abschnitt scheitern, weil die Antwort in Mails, Besprechungen und Ablagen liegt, erfahren Sie nur im Gespräch mit den Teams. An dieser Stelle setzt der KI-Radar an. In einem zweistündigen Workshop gehen wir mit Ihnen durch, wo Copilot Chat im Betrieb schon reicht und wo sich eine Lizenz rechnet. Danach erhalten Sie einen Bericht mit 3 bis 5 Empfehlungen, jede mit Preis, Dauer und erwartetem Nutzen. Die Einstellung zur Websuche und die Frage nach einer Sperre gehören in diesen Bericht, weil sie vor der ersten Lizenz entschieden sein sollten.

Wie die Einführung danach Schritt für Schritt abläuft, von den Berechtigungen bis zum ersten Anwendungsfall, beschreibt der Leitfaden Copilot im KMU einführen. Und den schnellsten Test, welche Stufe Ihr Tenant heute hat, können Sie sofort machen: Öffnen Sie Word oder die Copilot-App und lesen Sie die Beschriftung neben dem Copilot-Symbol.